Depuis quelque temps, je tente de créer la liste « ultime » pour ne rien oublier lorsque je donne un atelier de formation. Je partage ici où j’en suis, si ça peut servir à d’autres.
Cette liste complète vous accompagne dans toutes les étapes de préparation, livraison et suivi d’une formation en contexte professionnel. Elle vise à sécuriser la logistique, soutenir l’animation et limiter les oublis critiques. Adaptez-la selon votre contexte, votre public et votre modalité de formation (présentiel ou hybride).
📅 Échéancier de planification
J-14 : Lancement et confirmation
Pédagogique
- [ ] Revoir les objectifs de la formation
- [ ] Vérifier l’adéquation entre objectifs, public et contexte et ajuster au besoin
- [ ] Identifier les messages clés à faire ressortir
- [ ] Repérer les sections sensibles ou exigeantes en temps
- [ ] Préparer des exemples concrets liés au contexte de travail des participants et participantes
- [ ] Identifier les parties compressibles en cas de manque de temps
Communication
- [ ] Envoyer l’invitation officielle (date, heure, lieu/lien)
- [ ] Communiquer les objectifs et le programme
- [ ] Indiquer les pré-requis techniques ou de connaissances
- [ ] Demander les besoins particuliers (accessibilité, allergies, etc.)
- [ ] Préciser si du travail préparatoire est requis
Logistique
- [ ] Confirmer la réservation de la salle (ou plateforme virtuelle)
- [ ] Vérifier la capacité et la configuration de la salle
- [ ] Valider les équipements disponibles (projecteur, écrans, son)
- [ ] Commander les collations si pertinent
J-7 : Rappel et validation
Logistique
- [ ] Finaliser la liste des participant·e·s
- [ ] Imprimer la feuille de présence
- [ ] Imprimer les badges si nécessaire
- [ ] Préparer le matériel d’animation (documents, supports, post-it, marqueurs)
Communication
- [ ] Envoyer un rappel aux participant·e·s
- [ ] Confirmer le nombre final de participant·e·s
- [ ] Rappeler les consignes pratiques (stationnement, code d’accès, lien de connexion)
- [ ] Partager le lien de connexion virtuel (si hybride/virtuel)
Technologique
- [ ] Tester les fichiers sur l’équipement prévu
- [ ] Vérifier la compatibilité avec l’environnement organisationnel
- [ ] Identifier les personnes responsables du soutien technique
- [ ] Préparer une clé USB de secours avec tous les fichiers
J-1 : Validation finale
Pédagogique
- [ ] Réviser le plan de formation et la fiche de déroulement
- [ ] Préparer les notes d’animation
- [ ] Imprimer le plan de formation
Logistique
- [ ] Confirmer l’accès à la salle (clés, codes)
- [ ] Vérifier les réservations de salles annexes (sous-groupes, pauses)
- [ ] Confirmer la livraison des collations
- [ ] Valider le nombre final de participant·e·s
Technologique
- [ ] Tester une dernière fois tous les outils numériques
- [ ] Vérifier les connexions internet (filaire et WiFi)
- [ ] Préparer le matériel de secours (adaptateurs, rallonge, copies papier)
🎒 Trousse d’urgence du formateur
Ayez toujours avec vous :
Technique
- Clé USB avec tous les fichiers de formation
- Adaptateurs multiples (HDMI, VGA, USB-C, DisplayPort)
- Rallonge électrique
- Pointeur laser ou présentateur sans fil
- Chargeurs (ordinateur, téléphone)
Animation
- Version papier complète de la présentation
- Post-it de couleurs variées
- Marqueurs effaçables et permanents
- Ruban adhésif ou papier collant
- Chronomètre ou minuteur
Coordination
- Liste complète des participant·e·s avec coordonnées
- Numéros d’urgence (TI, sécurité, santé)
- Coordonnées des personnes-ressources
- Plan B détaillé en cas de problème majeur
⏰ Le jour J
H-60 à H-30 : Arrivée et installation
Logistique générale
- [ ] Arriver suffisamment tôt (60 minutes recommandées)
- [ ] Vérifier l’accès physique à la salle
- [ ] Configurer la disposition de la salle selon les besoins
- [ ] Afficher la signalisation si nécessaire
- [ ] Installer la table d’accueil avec feuille de présence et badges
- [ ] Vérifier la température et l’aération de la salle
- [ ] Repérer les toilettes, sorties de secours et espace pause
Technologique de base
- [ ] Brancher et allumer l’ordinateur
- [ ] Tester le projecteur et l’affichage
- [ ] Vérifier le son (micro, haut-parleurs)
- [ ] Ouvrir tous les fichiers nécessaires
- [ ] Désactiver les notifications sur l’ordinateur
- [ ] Avoir un plan B en cas de panne technique
Collations et confort
- [ ] Installer les collations et boissons
- [ ] Vérifier la disponibilité d’eau fraîche
- [ ] Disposer le matériel d’animation (papier, crayons, post-it)
📍 Spécifique PRÉSENTIEL
Installation de la salle
- [ ] Organiser les tables selon l’activité (îlots, U, rangées, cercle)
- [ ] Vérifier que tous les sièges sont fonctionnels
- [ ] Disposer le matériel sur chaque table si nécessaire
- [ ] Installer un paperboard ou des tableaux blancs
- [ ] Vérifier l’éclairage (éviter les reflets sur écran)
- [ ] Tester les prises électriques accessibles
Accueil physique
- [ ] Préparer une signalisation claire (salle, toilettes, pause)
- [ ] Disposer les badges nominatifs
- [ ] Installer une table d’accueil visible
- [ ] Prévoir un espace pour les effets personnels
Animation présentielle
- [ ] Matériel d’animation physique disponible (post-it, cartons, marqueurs)
- [ ] Chronomètre visible pour le groupe
- [ ] Espace pour affichage des productions de groupe
🌐 Spécifique HYBRIDE
Configuration technique avancée
- [ ] Installer caméra(s) pour capter l’animateur ET la salle
- [ ] Positionner un micro omnidirectionnel ou système de conférence
- [ ] Tester la qualité audio pour les participant·e·s à distance
- [ ] Tester la qualité vidéo (éclairage, cadrage)
- [ ] Vérifier la bande passante internet (upload/download)
- [ ] Avoir une connexion filaire de secours
- [ ] Configurer le partage d’écran
- [ ] Tester les outils de collaboration en ligne (sondages, tableau blanc)
Coordination hybride
- [ ] Désigner un·e co-animateur·rice pour le volet virtuel
- [ ] Installer un écran visible pour voir les participant·e·s à distance
- [ ] Prévoir un canal de communication technique (chat, SMS)
- [ ] Tester l’enregistrement si la formation doit être captée
- [ ] Préparer un protocole de gestion des questions (présentiel + virtuel)
Engagement des participant·e·s à distance
- [ ] Créer des sous-groupes mixtes (présentiel + virtuel)
- [ ] Adapter les activités pour inclusion simultanée
- [ ] Prévoir des pauses synchronisées
- [ ] Avoir un plan pour les participant·e·s qui perdent la connexion
Accessibilité hybride
- [ ] Activer les sous-titres automatiques si disponible
- [ ] Partager les supports en amont pour consultation
- [ ] Permettre l’interaction par plusieurs canaux (voix, chat, réactions)
🎯 Pendant la formation
Ouverture (15-20 minutes)
Accueil
- [ ] Accueillir chaleureusement les participant·e·s
- [ ] Faire circuler la feuille de présence ou valider les connexions
- [ ] Présenter les personnes présentes (vous, co-animateurs, soutien technique)
- [ ] Identifier clairement les personnes-ressources
Cadrage
- [ ] Présenter les objectifs de la formation
- [ ] Présenter le déroulement et le plan de la séance
- [ ] Recueillir ou ajuster les attentes
- [ ] Rappeler les règles de fonctionnement (questions, pauses, interactions)
- [ ] Préciser les modes d’interaction selon la modalité
- [ ] Lancer une activité brise-glace si prévu
Animation
Facilitation
- [ ] Animer les activités prévues en respectant le temps
- [ ] Favoriser la participation et les échanges
- [ ] Vérifier la compréhension régulièrement
- [ ] Ajuster le rythme selon l’énergie du groupe
- [ ] Faire des liens explicites avec la pratique professionnelle
- [ ] Gérer le temps et annoncer les transitions
- [ ] Respecter les pauses prévues
Gestion des imprévus
- [ ] Avoir le matériel de secours accessible
- [ ] Pouvoir basculer sur une version papier si nécessaire
- [ ] Gérer les retards ou absences avec souplesse
- [ ] Adapter le contenu si le groupe avance plus vite ou plus lentement
Clôture (10-15 minutes)
Synthèse
- [ ] Faire une synthèse des éléments clés
- [ ] Vérifier l’atteinte des objectifs
- [ ] Répondre aux dernières questions
Transfert
- [ ] Inviter les participant·e·s à identifier une action concrète à tester
- [ ] Encourager le transfert des apprentissages dans la pratique
- [ ] Indiquer comment vous joindre après la formation
Évaluation
- [ ] Distribuer ou partager l’évaluation à chaud
- [ ] Prévoir un moment pour les questions ou commentaires finaux
- [ ] Remercier les participant·e·s
📊 Après la formation
Immédiatement (jour même)
Évaluation et observation
- [ ] Recueillir la satisfaction des participant·e·s
- [ ] Noter vos propres observations à chaud
- [ ] Collecter les commentaires et pistes d’amélioration
- [ ] Photographier les productions de groupe si pertinent
Rangement
- [ ] Remettre la salle en ordre
- [ ] Récupérer tout le matériel
- [ ] Fermer correctement les sessions ou outils utilisés
- [ ] Éteindre et débrancher les équipements
J+1 à J+3 : Suivi immédiat
Partage et communication
- [ ] Envoyer un message de remerciement
- [ ] Partager les supports utilisés
- [ ] Envoyer une synthèse ou un rappel des points clés
- [ ] Partager les ressources numériques complémentaires
- [ ] Répondre aux questions restées en suspens
Archivage
- [ ] Archiver les fichiers pour une utilisation ultérieure
- [ ] Compiler les évaluations reçues
- [ ] Documenter les ajustements à prévoir pour la prochaine fois
J+7 à J+14 : Relance (si pertinent)
Transfert des apprentissages
- [ ] Envoyer un rappel des actions à mettre en œuvre
- [ ] Partager des ressources additionnelles
- [ ] Proposer un moment d’échange sur les premiers essais
- [ ] Planifier un suivi ou une communauté de pratique si pertinent
✅ Accessibilité et inclusivité (transversal)
À considérer à toutes les étapes :
Supports et contenu
- [ ] Vérifier la lisibilité et la clarté des supports (police, contraste, taille)
- [ ] Offrir des formats alternatifs si demandé (gros caractères, audio, etc.)
- [ ] Utiliser un langage clair et inclusif
Rythme et interactions
- [ ] Anticiper des besoins particuliers (pauses, rythme adapté)
- [ ] Permettre différents modes de participation (oral, écrit, gestuel)
- [ ] Respecter les différents styles d’apprentissage
Environnement
- [ ] Vérifier l’accessibilité physique de la salle (rampe, ascenseur, largeur de porte)
- [ ] Considérer les besoins sensoriels (lumière, bruit, température)
- [ ] Offrir des options de participation flexibles
💡 Conseils d’optimisation
Personnalisez cette checklist selon votre contexte :
- Retirez ce qui ne s’applique pas à vous
- Ajoutez vos éléments spécifiques récurrents
- Créez des versions courtes pour les formations simples
Automatisez ce qui peut l’être :
- Modèles d’invitation et de rappel
- Formulaires d’inscription et d’évaluation
- Listes de vérification numériques avec notifications
Apprenez de chaque formation :
- Notez systématiquement ce qui a bien ou mal fonctionné
- Ajustez votre checklist en continu
- Partagez vos apprentissages avec vos collègues formateurs
Cette checklist est un document évolutif. Adaptez-la, enrichissez-la et faites-en un outil qui vous ressemble.
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