Mémo de six pages vs PowerPoint : Avantages, problèmes et concepts clés

Qu’est-ce qu’un « Mémo de six pages » ?
Un « mémo de six pages » est un document utilisé chez Amazon pour structurer les présentations et les discussions importantes. Contrairement aux présentations PowerPoint, un mémo permet une explication détaillée et nuancée des idées et des propositions. Il favorise une réflexion approfondie et une compréhension plus claire des sujets complexes.

Pourquoi est-il mieux qu’un PowerPoint ?
Les présentations écrites, comme les 6-page memos, encouragent une réflexion plus approfondie, permettent de couvrir les sujets de manière plus complète et fournissent une base de référence durable. Elles évitent les simplifications excessives souvent inhérentes aux diapositives et permettent de mieux transmettre les nuances et les détails des idées proposées. Au lieu de scruter passivement des diapositives, les participants doivent s’engager dans une période de lecture avant d’entamer une discussion de groupe. Tous les participants sont ainsi impliqués.

Pour rédiger un bon mémo, il faut articuler un point de vue avec des arguments, des exemples et des faits concrets. Les diapositives PowerPoint, quant à elles, énumèrent quelques chiffres et faits qui sont commentés en direct par le présentateur… Un moment d’inattention et vous voilà perdu !

Problèmes habituels des présentations

Réunions inefficaces et non ciblées -> Les cadres ayant tendance à sauter d’une réunion à l’autre, ils passent généralement la majeure partie du temps de la réunion à se mettre au courant et à rassembler des informations.
Ambiguïté et mauvaise communication dans la prise de décision -> Les présentations s’appuient trop sur la performance du présentateur et contiennent généralement peu d’informations de base.
Manque de réflexion critique et d’analyse approfondie -> Les présentations orales n’exigent pas des auteurs qu’ils analysent en profondeur un problème ou une opportunité.

Avantages de l’approche 6-page-memo :

Clarté et compréhension accrues : La narration détaillée garantit que les idées complexes sont présentées de manière structurée et complète.
Amélioration de la pensée critique : La méthode exigeant une lecture et une analyse approfondies, elle encourage les membres de l’équipe à faire preuve d’esprit critique à l’égard du contenu.
Amélioration de l’efficacité des réunions : Le « démarrage silencieux » des réunions, où chacun lit le 6 Pager, garantit que tous les participants sont sur la même longueur d’onde.
Encouragement d’une réflexion approfondie : La présentation d’une idée nécessitant une note bien rédigée, elle pousse les présentateurs à réfléchir en profondeur à leur sujet.
Favorise la participation active : Le format encourage tous les participants à la réunion à poser des questions et à s’engager dans des discussions constructives.
Collaboration rentable : En réduisant la nécessité de réunions longues et souvent improductives, la méthode Amazon 6-pager permet d’économiser du temps et des ressources.
Adaptabilité à tous les secteurs : Cette approche ne se limite pas aux entreprises technologiques ; elle peut être adaptée à divers environnements professionnels.

Structure du mémo de six pages

Dans la méthode du mémo de six pages, la personne qui convoque la réunion rédige un mémo détaillé et narratif de six pages maximum avant toute réunion. Un mémo peut se composer des éléments suivants selon vos besoins. La longueur de chaque section dépendra de son impact sur la longueur totale du document par rapport aux autres points.

Résumé bref : Un résumé d’une page présentant l’ensemble des idées du document
Contexte : Qu’est-ce que votre public devrait savoir avant d’explorer vos problématiques et solutions. Quels sont les contextes actuels qui ont amené votre réflexion et qu’attendez-vous de leur part, pourquoi les avez-vous impliqués. Incluez des « à propos de (organisations impliquées, partenaires, équipe…)
Problème / Opportunité : Cette section décrit le problème ou l’opportunité que vous abordez, en incluant des données et des faits pour illustrer l’importance du problème ou de l’opportunité.
- Pourquoi cette étape est-elle importante : Définir clairement le problème ou l’opportunité est crucial pour orienter la discussion et les efforts de l’équipe. Cela permet de s’assurer que tout le monde comprend bien le contexte et les enjeux.
Portrait actuel/Réalité : Quels sont les éléments qui font partie de l’organisation qui pourraient avoir un impact sur les décisions liées à ce projet (politiques internes, processus, valeurs, actions passées, etc.) Comment votre idée s’insère-t-elle dans un portrait plus large des efforts déployés par vos pairs
Problème / Opportunité : Cette section décrit le problème ou l’opportunité que vous abordez, en incluant des données et des faits pour illustrer l’importance du problème ou de l’opportunité.
- Pourquoi cette étape est-elle importante : Définir clairement le problème ou l’opportunité est crucial pour orienter la discussion et les efforts de l’équipe. Cela permet de s’assurer que tout le monde comprend bien le contexte et les enjeux.
Leçons du passé : Se baser sur des données, des expériences concrètes pour indiquer les apprentissages fait dans le passé et comment ces apprentissages servent à cette solution.
Solution / Proposition : Proposez une ou plusieurs solutions pour résoudre le problème ou saisir l’opportunité. Expliquez pourquoi cette solution est la meilleure option, en vous basant sur des données et des analyses.
- Pourquoi cette étape est-elle importante : Présenter des solutions bien pensées montre que le problème a été analysé en profondeur. Cela aide à orienter la discussion vers des actions concrètes et donne aux décideurs les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
Plan d’action : Détaillez les étapes spécifiques nécessaires pour mettre en œuvre la solution. Indiquez les ressources nécessaires, les responsabilités et les délais.
- Pourquoi cette étape elle importante : Un plan d’action clair et détaillé est essentiel pour passer des idées aux actions concrètes. Cela permet de coordonner les efforts de l’équipe, de définir les attentes et de suivre les progrès.
Impact et Bénéfices : Expliquez les résultats attendus et les bénéfices de la solution proposée. Incluez des projections financières, des gains de productivité ou d’autres mesures pertinentes.
- Pourquoi cette étape est-elle importante : Comprendre l’impact et les bénéfices des solutions proposées aide à justifier les décisions et les investissements. Cela permet de montrer la valeur ajoutée des actions envisagées et de convaincre les parties prenantes de leur pertinence.
Foire aux questions : Série de questions réponses courtes pour couvrir des zones d’ombres qui auraient pu être remarquées lors de la lecture du document.
Conclusion : Résumez les points clés du mémo et faites un appel à l’action ou à la décision de manière claire et précise.
- Pourquoi cette étape est-elle importante : La conclusion synthétise les informations présentées et appelle à une action spécifique. Elle permet de s’assurer que les lecteurs retiennent les points principaux et comprennent les prochaines étapes.
Annexe : Liste des sources et de références utiles en lien avec le document. Peut aussi être des croquis, maquettes, calendrier, rapports financiers, témoignages, charte RACI, etc.

Au début de la réunion, les participants consacrent les 15 à 30 premières minutes à la lecture silencieuse de la note. Cela permet de s’assurer que tout le monde est bien informé sur le sujet et a le temps d’assimiler les informations avant la discussion. Une fois le temps de lecture écoulé, la conversation s’engage et la réunion se poursuit, chacun contribuant en fonction de sa compréhension du mémo.

Concepts clés liés à l’approche

Culture de la communication écrite -> Le partage d’informations par voie écrite au sein d’une organisation favorise une compréhension commune entre les membres de l’équipe et encourage une prise de décision efficace.
Écrire, c’est penser -> L’écriture aide à clarifier les pensées, garantissant des idées bien réfléchies et une communication précise.
Structure narrative -> Organiser et présenter des événements de manière cohérente et connectée pour s’adapter à la manière dont le cerveau humain donne un sens au monde qui l’entoure.

Arguments apportés par les détracteurs

« Les mémos de six pages sont longs à rédiger et à lire » -> Le temps investi dans la création et la lecture de mémos de six pages se traduit par une communication plus transparente, une meilleure compréhension et une prise de décision plus éclairée, ce qui permet en fin de compte de gagner du temps à long terme.
« Tout le monde n’est pas doué pour rédiger des récits longs et détaillés » -> Même si tout le monde n’excelle pas dans l’écriture, la création de mémos de six pages encourage le développement des compétences. Elle favorise une culture de l’amélioration et du développement de la communication écrite.
« Les mémos de six pages ne sont peut-être pas aussi attrayants visuellement que les présentations » -> Bien que les éléments visuels soient essentiels, l’accent mis sur la narration écrite favorise une compréhension plus profonde, une communication plus transparente et un enregistrement détaillé du sujet pour référence future.

Comment appliquer l’approche Mémo six pages dans une présentation (processus) ?

Commencez par rédiger une première ébauche en suivant la structure du 6-page mémo.
Révisez et affinez le contenu, en vous assurant que chaque section est claire et complète.
Faites relire le mémo par des collègues pour obtenir des retours et des suggestions.
Intégrez les retours et finalisez le document.
Intégrez des suggestions de questions à chaque étape de votre réflexion afin de démontrer que vous avez considéré d’autres aspects qui ne sont peut-être pas inclus dans le document actuel.
Utilisez le mémo comme base pour guider la discussion lors de la présentation, en permettant aux participants de le lire en entier avant ou pendant la réunion.

Lors de la rencontre

Envoyez une invitation aux participants en incluant votre mémo.
Au début de la rencontre, prévoyez un moment silencieux pour permettre la lecture de votre mémo, l’annotation de questions et de suggestions (15 à 30 minutes selon la complexité de votre document)
Faites un tour de table où chaque personne peut poser une question ou une réflexion
Une fois le tour de table effectué et que tout le monde a un point de vue éduqué et partagé du sujet, offrez la possibilité d’une discussion ouverte

Jeff Bezos à propos de l’approche mémo

Les enjeux de PowerPoint

« C’est bien mieux que d’avoir une présentation en diaporama ou une présentation PowerPoint quelconque qui posent tellement de problèmes. Mais l’un des problèmes est que PowerPoint est vraiment conçu pour persuader. C’est en quelque sorte un outil de vente. Et en interne, la dernière chose que vous voulez faire, c’est vendre. Vous essayez de trouver la vérité. L’autre problème de PowerPoint est qu’il est facile pour l’auteur et difficile pour le public. Un mémo, c’est l’inverse. Il est difficile de rédiger un mémo de six pages ; un bon mémo de six pages peut prendre deux semaines à rédiger. Il faut l’écrire, le réécrire, l’éditer et en parler aux gens. Ils doivent y trouver des failles pour vous. Si vous le réécrivez, cela peut prendre deux semaines. Pour l’auteur, c’est donc un travail très difficile. Mais pour le public, c’est beaucoup mieux. »

Est-ce que toutes les présentations doivent être remplacées par des mémos de six pages ?

Bien sûr que non, le processus du mémo de six pages vise surtout les présentations qui demandent une réflexion globale et qui ont un impact sur l’organisation. Voici une liste de critères qui peuvent vous aider à juger :

Public : Quel est le public visé par le mémo Six Pager ? Quel type de support préfère-t-il ? Le champ d’application implique-t-il plusieurs équipes de parties prenantes qui doivent apporter leur contribution et prendre des décisions ?
Objectif : Rédigez-vous un document contenant des informations complexes et complètes que le lecteur doit comprendre pour prendre la bonne décision ? Ou s’agit-il plutôt d’un contenu informatif qui pourrait être couvert par un slidedeck ?
Longévité : Est-il utile de conserver le document écrit pour s’y référer ultérieurement ? L’un des avantages d’un Six Pager est qu’il peut se suffire à lui-même et être lu sans trop de contexte des semaines, des mois ou des années plus tard.
Le temps : Disposez-vous de suffisamment de temps pour préparer un mémo ?
Complexité : La décision pourrait-elle être controversée ou pourrait-elle même susciter des tensions entre les parties prenantes si les informations de base ne sont pas connues et comprises ? Un mémo est idéal pour réduire l’ambiguïté.

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Mise à jour août 2025 :
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